Corporate Template Management

[Microsoft Office Konzept]

Beim herkömmlichen Erstellen von Standardschreiben werden Vorlagen dupliziert und mit zusätzlichen Inhalten ergänzt. Das führt zu einer beträchtlichen Vielzahl von Vorlagen. Muss zu einem späteren Zeitpunkt das Layout oder eine Formatierung angepasst werden, so werden diese Änderungen in den duplizierten Vorlagen nicht automatisch nachgeführt. Darum muss stets davon ausgegangen werden, dass eine kopierte Vorlage eine veraltete Vorlage ist.

[officeatwork Konzept]

officeatwork erstellt Vorlagen, die mit einem Master-Template verknüpft sind – so genannte Smart-Templates. Die einzelnen Inhalts-Elemente eines Smart-Templates werden alle separat erfasst und automatisch eingefügt. In Abstimmung mit dem verknüpften Master-Template ergibt sich so stets eine aktuelle Vorlage. Zur Bearbeitung von Smart-Templates steht der Smart-Template Manager zur Verfügung. Dieser ist so konfiguriert, dass es keine Möglichkeiten gibt, das verknüpfte Master-Template zu manipulieren. Smart-Template-Ersteller können sich dadurch voll und ganz auf die einzelnen Inhalts-Elemente konzentrieren. Alle Sprachvarianten können im gleichen Smart-Template verwaltet werden. Die Anzahl der Vorlagen wird erheblich reduziert und das Auffinden von Vorlagen vereinfacht.

Ein auf diese Weise erstelltes Smart-Template wird automatisch aktualisiert, sobald sich das Master-Template ändert. So bleibt die korrekte Anwendung des Corporate Designs jederzeit sichergestellt. Smart-Templates profitieren von allen Einstellungen, die im Master-Template vorgenommen wurden. Sie übernehmen somit alle officeatwork-Einstellungen wie zum Beispiel auch diejenige des Output-Managements.

Vor allem für den Verwalter von Vorlagen bedeutet die Möglichkeit, Smart-Templates zu erstellen, eine enorme Arbeitserleichterung.